פרטיות ושמירת מסמכים

בית הדין הרבני לאוסטריה — Beth Din Austria

עדכון אחרון: אוקטובר 2026

1. האחראים לעיבוד המידע

בהתאם למבנה הארגוני הנוכחי של בית הדין הרבני לאוסטריה, האחריות המשותפת לעיבוד מידע אישי במסגרת פעילות בית הדין מוטלת על:

הרב יעקב הוטובלי

הרב אריה פולגר

השניים פועלים במשותף מטעם בית הדין הרבני לאוסטריה. חלוקת תחומי האחריות ביניהם מוסדרת בהסדר פנימי בהתאם לסעיף 26 לתקנה הכללית להגנה על מידע של האיחוד האירופי (GDPR).

הרב יעקב הוטובלי אחראי לשמירה ולניהול של מסמכים פיזיים. הרב אריה פולגר אחראי לאחסון האלקטרוני, לאבטחה, לשמירה ולמחיקה של רשומות דיגיטליות.

העקרונות הבסיסיים של עיבוד המידע ומדיניות שמירת הרשומות של בית הדין נקבעים במשותף. חלוקת האחריות הפנימית אינה מגבילה את זכויותיהם של נושאי המידע, הרשאים לממש את זכויותיהם כלפי כל אחד משני האחראים.

לפניות בענייני הגנת מידע: יש להשתמש בטופס יצירת הקשר באתר ולציין כי הפנייה עוסקת ב״הגנת מידע״.

ניתן לבקש באמצעות טופס זה את עיקרי ההסדר בדבר האחריות המשותפת לעיבוד המידע.

2. עקרונות כלליים

בית הדין מעבד מידע אישי אך ורק למטרות מוגדרות, מפורשות ולגיטימיות, ורק במידה הנדרשת לצורך הפעילות הנוגעת בדבר.

מטרות אלה כוללות, בין היתר:

• מענה לפניות וניהול התכתבות כללית.

• הכנה וניהול של הליכים בפני בית הדין.

• בירור ותיעוד עניינים הנוגעים למעמד אישי על פי ההלכה.

• הנפקת תעודות ומסמכים.

• תיעוד החלטות בית הדין.

• טיפול בבקשות לבירור אמיתותם או תוכנם של מסמכים שהונפקו בעבר.

• מימוש זכויות משפטיות, הגנה מפני תביעות ועמידה בחובות על פי דין.

• הפעלה מאובטחת של האתר ושל המערכות האלקטרוניות.

עיבוד המידע נעשה בהתאם לעקרונות סעיף 5 ל-GDPR, ובכלל זה הגבלת המטרה, צמצום המידע, דיוקו, הגבלת תקופת השמירה, סודיות ואבטחה.

3. הבסיסים המשפטיים לעיבוד המידע

בהתאם למטרת העיבוד, מידע אישי מעובד על סמך בסיס משפטי מתאים לפי סעיף 6 ל-GDPR. בסיסים אלה עשויים לכלול:

• סעיף 6(1)(b), כאשר העיבוד נחוץ לקיום הסכם או לנקיטת צעדים לבקשת נושא המידע לפני כריתת הסכם.

• סעיף 6(1)(c), כאשר העיבוד נחוץ לקיום חובה משפטית.

• סעיף 6(1)(f), כאשר אינטרסים לגיטימיים מצדיקים את העיבוד ואינם נדחים מפני האינטרסים או זכויות היסוד של נושא המידע.

• סעיף 6(1)(a), כאשר ניתנה הסכמה תקפה.

הליכים בפני בית הדין עשויים לכלול עיבוד של קטגוריות מיוחדות של מידע אישי, ובייחוד מידע על אמונות דתיות והשתייכות דתית.

מידע כזה מעובד רק כאשר מתקיימים הן בסיס משפטי מתאים לפי סעיף 6 ל-GDPR והן תנאי מתאים לפי סעיף 9(2) לתקנה. בהתאם לנסיבות, תנאים אלה עשויים לכלול הסכמה מפורשת, ביסוס תביעות משפטיות, מימושן או הגנה מפניהן, או חריגים אחרים הקבועים בדין.

עצם אופיו הדתי של בית הדין אינו מהווה כשלעצמו בסיס המתיר כל עיבוד של מידע רגיש.

4. ביקור באתר האינטרנט

בעת הכניסה לאתר שלנו עשוי להתבצע עיבוד של נתונים טכניים הדרושים להצגת האתר, להעברת תוכנו ולהפעלתו המאובטחת.

נתונים אלה עשויים לכלול:

• תאריך ושעת הגישה.

• דפים וכתובות אינטרנט שהתבקשו.

• מידע טכני על הדפדפן והמכשיר.

• כתובת IP ונתוני חיבור.

• מזהי הפעלה והעדפות שפה.

• מידע על תקלות טכניות.

האתר פועל באמצעות תוכנת Odoo.

במסגרת פעילות האתר עשויים להיווצר מזהי מבקרים בשם בדוי ונתונים על צפייה בדפים. מידע זה משמש לתפעול האתר ולניהולו, ובמידה שהדין מתיר זאת, גם לבחינת השימוש באתר.

בהתאם לתצורת המערכת המתוכננת, רשומות של מבקרים אנונימיים נמחקות בדרך כלל לאחר 60 ימים ללא פעילות נוספת.

יומני השרת הטכניים נשמרים לתקופות מוגבלות בלבד. התצורה שנבדקה קובעת מגבלה של 14 ימים לכל היותר או מגבלת נפח אחסון מוגדרת.

כאשר העיבוד נחוץ מבחינה טכנית, הוא מבוסס בפרט על סעיף 6(1)(f) ל-GDPR. עיבוד נוסף כפוף לבסיס משפטי נפרד או להסכמה, ככל שהדבר נדרש.

5. עוגיות ואחסון מקומי

האתר משתמש בעוגיות (Cookies) ובטכנולוגיות אחסון מקומיות דומות, ככל שהדבר נחוץ לפעילות האתר, להעדפות שפה ולתפעולו הטכני.

בהתאם לתצורת Odoo שנבדקה, אלה כוללות:

איננו משתמשים בעוגיות לצורך פרסום מותאם אישית.

כאשר הדין מחייב הסכמה לשימוש בעוגיות או בטכנולוגיות דומות, השימוש בהן ייעשה רק לאחר קבלת ההסכמה הנדרשת.

ניתן לנהל או למחוק עוגיות באמצעות הגדרות הדפדפן. הגבלת עוגיות הנחוצות מבחינה טכנית עלולה לפגוע בפעילות האתר.

6. גופנים ותכנים חיצוניים

האתר משתמש בגופנים לצורך הצגת תוכנו בגרמנית, באנגלית ובעברית.

כאשר הגופנים מאוחסנים באופן מקומי בשרת האתר, הדפדפן אינו נדרש להתחבר לספק גופנים חיצוני.

אם בעתיד ישולבו שירותים או תכנים חיצוניים הכרוכים בהעברת מידע אישי לצדדים שלישיים, נמסור על כך מידע מתאים במדיניות פרטיות זו ונקבל הסכמה ככל שהדבר נדרש.

7. יצירת קשר

כאשר אתם פונים אלינו באמצעות טופס יצירת הקשר באתר, אנו מעבדים את הפרטים שמסרתם לצורך טיפול בפנייתכם.

פרטים אלה עשויים לכלול:

• שם.

• כתובת דואר אלקטרוני.

• מספר טלפון, אם נמסר.

• נושא הפנייה ותוכנה.

• פרטים נוספים שנמסרו מרצונכם.

נא להימנע משליחת מסמכים רגישים במיוחד או מידע אישי נרחב באמצעות טופס יצירת הקשר הכללי, אלא אם הדבר נחוץ כבר בשלב הפנייה הראשונית.

המידע משמש לטיפול בפנייה, לבירורים נוספים לפי הצורך ולתיעוד ההתכתבות.

שמירת פניות כלליות

כאשר הטיפול בפנייה הסתיים ואין עוד הצדקה חוקית לשמירת המידע, המידע הרלוונטי יימחק בדרך כלל בתוך 90 ימים מסיום הטיפול.

כאשר נדרשת שמירה ממושכת יותר למטרה לגיטימית מתועדת, ניתן לשמור את המידע עד שלוש שנים מסיום הטיפול. אין בכך כדי לגרוע מחובות משפטיות החלות עלינו או מן הצורך לשמור מידע בקשר לתביעות משפטיות.

כאשר פנייה כללית מתפתחת להליך רשמי בפני בית הדין, יחולו על מסמכי ההליך כללי השמירה המתאימים לאותו הליך.

8. הליכים בפני בית הדין

בית הדין מעבד מידע אישי במסגרת תפקידיו הדתיים וההלכתיים, ובפרט בתחומים הבאים.

גיורים

המידע עשוי לכלול פרטי זהות ויצירת קשר, מידע אישי ודתי, מסמכים תומכים, הצהרות, התכתבויות, מסמכי בחינה והחלטות בית הדין.

גיטין — גירושין על פי ההלכה

המידע עשוי לכלול פרטים על זהות הצדדים, הנישואין והגירושין, נסיבות משפחתיות, ראיות נדרשות, תעודות ותיעוד ההליך.

דיני תורה — הליכים ליישוב סכסוכים בפני בית הדין

המידע עשוי לכלול פרטים על הצדדים, תיאורי העובדות, מסמכים הנוגעים להליך, ראיות, הסכמים, פסקי בוררות והחלטות אחרות.

העיבוד נעשה רק במסגרת התפקיד הנוגע בדבר ובהתאם לדרישות הדין, לרבות ההגנות המיוחדות החלות על מידע אישי רגיש.

הגישה לתיקי הליכים חסויים מוגבלת לאנשים המורשים לכך.

9. שמירת מסמכים וזמינותם

בית הדין שומר מידע אישי ומסמכים רק במידה ולמשך הזמן הנדרשים למטרות הרלוונטיות, וככל שהדין מתיר זאת.

התקופות המפורטות להלן מגדירות את המסגרת הכללית שבה עשויה להיות מותרת שמירת מסמכים. אין בהן משום התחייבות שכל המסמכים אכן יימצאו או יישמרו לאורך כל התקופות האמורות.

בית הדין רשאי לשמור מסמכים במסגרת זו כאשר קיימים מטרה חוקית ובסיס משפטי מתאים.

ניתן למחוק או להשמיד מסמכים, או למסור את מסמכי המקור לידי הזכאים לקבלם, אף לפני תום התקופות האמורות, ובלבד שאין בכך הפרה של חובת שמירה מחייבת מכוח דין, הסכם או מקור משפטי מחייב אחר.

בפרט, התקופות האמורות אינן מקנות זכות לדרוש ארכוב קבוע, שמירה או העמדה עתידית לרשות המבקש של מסמכים מסוימים. אין אפשרות להבטיח את זמינותם בפועל של מסמכים בודדים.

9.1 תקופות שמירה אפשריות

אין חובה לשמור כל מסמך באופן אוטומטי עד תום התקופה המרבית המצוינת. הצורך בפועל וההיתר המשפטי הם הקובעים.

שמירה ממושכת יותר עשויה להיות מוצדקת כאשר קיימים סימנים ממשיים המעוררים ספקות משמעותיים בדבר נכונותם של פרטים מהותיים, תקינות ההליך או חששות רציניים אחרים. אין צורך בהוכחה סופית של התנהגות פסולה. ההכרעה תלויה בנסיבות המקרה המסוים, בנחיצות המשך השמירה ובהיתר המשפטי לכך.

כאשר קיימות חובות משפטיות, או כאשר המשך השמירה נחוץ לביסוס תביעות משפטיות, למימושן או להגנה מפניהן, עשויות לחול תקופות אחרות.

9.2 תעודות ומסמכי מקור

הנפקת תעודה ומסירתה אינן משמען שבית הדין שומר בהכרח עותק מקורי נוסף, העתק, תמליל או עותק אלקטרוני.

הדבר חל במיוחד על מסמכים הנוגעים לגירושין על פי ההלכה ולגיורים.

שמירת העתקים ומסמכים נלווים להליך תלויה בתיעוד שנעשה בפועל, ביכולות הארגוניות ובחובות המשפטיות החלות.

מקבלי המסמכים אחראים ככלל לשמירה בטוחה של מסמכי המקור שנמסרו לידיהם.

בית הדין אינו יכול להתחייב כי בעתיד יהיה אפשר לאתר מסמכים, לשחזרם או להנפיקם מחדש.

אין באמור כדי לגרוע מחובות שמירה על פי דין, מהתחייבויות חוזיות מפורשות או מחובות משפטיות מחייבות אחרות.

10. מסמכים פיזיים ואלקטרוניים

מסמכי המקור הפיזיים נשמרים ומנוהלים באחריות הרב יעקב הוטובלי.

האחסון האלקטרוני, האבטחה הטכנית, הניהול והמחיקה של רשומות דיגיטליות נעשים באחריות הרב אריה פולגר.

שני האחראים מתאמים ביניהם את כללי השמירה הבסיסיים ואת פעולות התיקון, הגבלת העיבוד והמחיקה הנדרשות.

כאשר מסמך קיים הן בצורה פיזית והן בצורה אלקטרונית, הפעולות הרלוונטיות מתואמות ביניהם.

עם זאת, אין התחייבות כללית לסרוק את כל המסמכים הפיזיים או לשמור עותקי נייר של כל הרשומות האלקטרוניות.

11. אבטחת מידע וגיבויים

בית הדין נוקט אמצעים טכניים וארגוניים מתאימים להגנה על מידע אישי מפני גישה בלתי מורשית, אובדן, שינוי או גילוי שלא כדין.

אמצעים אלה כוללים, בין היתר, הגבלת הרשאות גישה, אבטחת מערכות אלקטרוניות ואמצעים ארגוניים לשמירה חסויה של מסמכים פיזיים.

ניתן ליצור גיבויים כדי לאפשר שחזור של מידע אלקטרוני.

הגיבויים נועדו להגן מפני תקלות טכניות ואובדן מידע. אין בהם התחייבות לכך שניתן יהיה לשחזר מסמך מסוים לצמיתות או במשך תקופה מוגדרת.

מידע אישי עשוי להישאר בגיבויים עד לסיום מחזורי השמירה הרלוונטיים, גם לאחר שנמחק מן המערכת הפעילה. בעת שחזור מגיבוי יובאו בחשבון מחיקות והגבלות עיבוד שיש ליישמן.

התשתית הטכנית עשויה לשמש גם לפעילויות אחרות, הנפרדות מבחינה ארגונית. שימוש משותף בתשתית אינו מתיר שימוש במידע של בית הדין למטרות שאינן קשורות אליו.

12. מקבלי מידע ונותני שירותים

מידע אישי נמסר או נגיש רק לאנשים ולגופים שמעורבותם נחוצה למטרה הרלוונטית ומותרת על פי דין.

אלה עשויים לכלול:

• חברי בית הדין המוסמכים ומשתתפים מורשים.

• ספקי שירותים טכניים בתחומי אירוח מערכות, ניהול מסדי נתונים, דואר אלקטרוני וגיבויים.

• בתי דין ורשויות רבניות אחרות, כאשר העברת המידע מותרת ונחוצה במסגרת הליך מסוים.

• רשויות ציבוריות, בתי משפט או גופים אחרים, כאשר קיימת חובה משפטית או בסיס משפטי מתאים.

כאשר נותני שירותים מעבדים מידע אישי מטעמנו, נערכים ההסדרים הנדרשים לפי דיני הגנת המידע.

תיקי הליכים חסויים אינם מפורסמים לציבור הרחב.

13. העברת מידע למדינות מחוץ לאיחוד האירופי

כאשר מידע אישי מועבר למקבלים מחוץ לאיחוד האירופי או לאזור הכלכלי האירופי, ההעברה נעשית רק בהתאם לדרישות ה-GDPR.

בהתאם לנסיבות, ייתכן שיידרשו החלטת התאמה של הנציבות האירופית, אמצעי הגנה מתאימים או חריג הקבוע בדין.

תקשורת בינלאומית או מעורבות של רשויות רבניות בחוץ לארץ עשויות להצריך העברת מידע כאמור במקרים מסוימים. חוקיות ההעברה נבחנת בהתאם למטרתה ולנסיבותיה.

14. זכויות נושאי המידע

בכפוף לתנאים הקבועים בדין, עומדות לנושאי המידע הזכויות הבאות:

• זכות עיון במידע אישי לפי סעיף 15 ל-GDPR.

• זכות לתיקון מידע שאינו מדויק לפי סעיף 16.

• זכות למחיקה לפי סעיף 17.

• זכות להגבלת העיבוד לפי סעיף 18.

• זכות לניידות מידע, כאשר היא חלה, לפי סעיף 20.

• זכות להתנגד לסוגים מסוימים של עיבוד לפי סעיף 21.

• זכות לחזור מהסכמה שניתנה, מכאן ולהבא.

זכויות אלה כפופות לתנאים ולחריגים הקבועים בדין.

בפרט, הזכות למחיקה אינה מוחלטת כאשר המשך העיבוד נחוץ לקיום חובה משפטית או לביסוס תביעות משפטיות, למימושן או להגנה מפניהן.

בקשה לתיקון מידע אינה מחייבת בהכרח שינוי של תעודה היסטורית או ביטול החלטה של בית הדין. לפי העניין, ניתן לבצע תיקון באמצעות הערה משלימה או תיעוד של החלטה מאוחרת יותר.

למימוש זכויותיכם, אנא השתמשו בטופס יצירת הקשר באתר וציינו כי הפנייה עוסקת ב״הגנת מידע״.

כאשר קיים ספק סביר בדבר זהותו של הפונה, ניתן לבקש מידע נוסף לצורך אימות זהותו, במידה הנחוצה והמידתית.

15. הזכות להגיש תלונה

אם לדעתכם עיבוד המידע האישי שלכם מפר את ה-GDPR, עומדת לכם הזכות להגיש תלונה לרשות מוסמכת להגנת מידע.

באוסטריה הרשות המוסמכת היא:

הרשות האוסטרית להגנת מידע (Österreichische Datenschutzbehörde)

Barichgasse 40–42

1030 Wien

Austria

אתר: https://www.dsb.gv.at

16. קבלת החלטות אוטומטית

בית הדין אינו מקבל החלטות המבוססות באופן בלעדי על עיבוד אוטומטי, כמשמעותו בסעיף 22 ל-GDPR, אשר יש להן השפעה משפטית או השפעה משמעותית דומה על נושאי המידע.

החלטות בית הדין מתקבלות בידי האנשים המוסמכים לכך.

17. שינויים במדיניות הפרטיות

מדיניות פרטיות זו נבדקת ומתעדכנת לפי הצורך, ובפרט כאשר חלים שינויים בתחומי האחריות הארגוניים, במערכות הטכניות, בפעולות עיבוד המידע או בדרישות הדין.

הנוסח העדכני מתפרסם באתר שלנו.